KMU und die Einführung von ERP-Systemen. Ein Leitfaden für die unternehmerische Praxis mit IT-unterstützter Ressourcenplanung und -steuerung

KMU stehen vor einer grossen Herausforderung, wenn es sich um neue ERP-Systeme handelt: Soll in ein neues ERP-System investiert werden? Wie soll vorgegangen werden? Welches ERP-System ist die beste Lösung? Um Ihnen als Unternehmer bei dieser Herausforderung zu helfen und einen Überblick geben zu können, haben wir die folgende Frage ins Zentrum gestellt:

Worauf müssen Unternehmer achten, wenn sie ein neues ERP-System einführen möchten?

Diese Frage wird unterteilt in die Auslöser für die Einführung eines neuen ERP-Systems und den Prozess von ERP-Projekten (Evaluation, Implementierung und Betrieb / Weiterentwicklung).

Auslöser für neue ERP-Lösungen:
Neue ERP-Systeme können vereinfacht gesagt entweder durch den Wunsch nach Optimierungen oder der Anpassung des ERP-Systems an die aktuelle Situation des Unternehmens ausgelöst werden. Die nachfolgende Auflistung zeigt die verschiedenen Auslöser:
- Optimierungspotenzial (Reduzieren von Insellösungen und Medienbrüchen)
- Wachstum und fehlende Unterstützung bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie
- Marktnotwendigkeit (z.B. Wunsch vom Kunden)
- Notwendigkeit, das aktuelle System an die veränderten Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen

Bevor ein neues ERP-Projekt in Angriff genommen wird, sollte überlegt werden, ob nicht ein Update des aktuellen ERP-Systems für die Bedürfnisse des Unternehmens ausreichen würde. Falls dies nicht der Fall sein sollte, möchten wir auch auf die Nachteile von ERP-Projekten eingehen: Sie sind mit einem gewissen Fehlschlagrisiko behaftet, rechnen sich erst mittel- bis langfristig und sind für die ganze Organisation aufwändig – neben dem Tagesgeschäft. Es wird davon ausgegangen, dass ERP-Systeme für etwa 10 - 15 Jahre im Einsatz sind, wodurch die Entscheidung auch eine langfristige Bindung nach sich
zieht. Die Auslöser wie auch die möglichen Nachteile zeigen auf, dass sich eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema und insbesondere mit der Evaluation des richtigen ERP-Systems lohnt.

Prozess von ERP-Projekten:
Die Evaluationsphase
Wenn die Entscheidung gefallen ist, ein neues System einzuführen, stellt sich die Frage, ob ein externer Evaluations- bzw. Implementierungspartner bei der Auswahl und Implementierung des ERP-Systems beauftragt oder ob dies intern geregelt werden soll. Unabhängig von diesem Entscheid soll intern ein Projektleiter und ein Projektteam festgelegt werden, die das Projekt begleiten und somit auch dessen Umsetzung kontrollieren. Eine der grössten Herausforderungen ist neben den knappen IT-Budgets, dass den Mitarbeitenden genügend Ressourcen zur Verfügung gestellt und sie vom Tagesgeschäft entlastet werden. Es kann davon ausgegangen werden, dass intern etwa drei Mal mehr Stunden anfallen wie beim externen Berater. Es lohnt sich somit, die anfallenden Stunden bei den Mitarbeitenden zu budgetieren.
Nach diesen vorgängigen Überlegungen geht es darum, die Zielsetzung darzulegen, die Ist- und Soll-Prozesse zu definieren und daraus ein Lasten-/ Pflichtheft zu erstellen, das als Grundlage für die Anfrage von ERP-Anbietern gilt. Die Zielsetzung richtet sich auch an das zukünftige Geschäftsmodell und die Vision der Firma, da ein ERP-System langfristig in Betrieb sein wird. Idealerweise bietet das ERP-System einen strategischen Vorteil und trägt zu einer verbesserten Wettbewerbsposition bei.
Um eine bessere Übersicht über die ERP-Anwendungen zu haben, bietet es sich an, befreundete Unternehmer zu besuchen und ihre Lösung zeigen zu lassen. Die Zielsetzung resultiert in einer Zieldefinition.
Danach folgen die Analyse der Ist-Prozesse und eine daraus abgeleitete Entwicklung der Soll-Prozesse. Es gilt die Prozesse vom Anfang (z.B. Kundenanfrage) bis zum Ende (z.B. Auslieferung an den Kunden) durchzuspielen und die Mitarbeitenden zu fragen, was sie etwa beim entsprechenden Prozessschritt genau machen. Daraus ergeben sich Verbesserungspotenziale, die zu den Soll-Prozessen führen. Es empfiehlt sich, diese Soll-Prozesse sowie die ERP-Anforderungen mit den Mitarbeitenden zu entwickeln. Daraus folgt das Lasten- / Pflichtenheft mit Muss und Kann-Kriterien.
Gegebenenfalls muss die IT-Infrastruktur den Ansprüchen des ERP-Systems angepasst und somit investiert werden. Hier stellt sich auch die Frage, ob eine Cloud-Lösung Ihre Anforderungen besser erfüllen kann. Denn neben einzelnen Nachteilen haben solche Lösungen durchaus gewichtige Vorteile. Bei Cloud-Modellen wird im Groben unterschieden zwischen der Infrastruktur (z.B. Server), die ausgelagert wird (IaaS – Infrastructure as a Service), oder Applikationen, die extern bezogen werden (SaaS – Software-as-a-Service).
Bei der Auswahl der Anbieter empfiehlt es sich, nach einem Evaluationstrichter vorzugehen, etwa 10 Anbieter anzuschreiben und danach 2 - 3 Systeme eingehend zu prüfen und sich diese live zeigen zu lassen. Der ERP-Partner muss genau verstehen, was Sie möchten. Bei der Entscheidung für eines davon kann es sinnvoll sein, intern und extern verschiedene Meinungen einzuholen. Neben der ERP-Standardlösung können auch individuelle Programmierungen vorgenommen werden, die sich jedoch im Preis niederschlagen.
Wenn immer möglich sollte auf Standard-Software gesetzt werden, da sich dies langfristig im Rahmen der Softwarewartung und Weiterentwicklung positiv auszahlt.

Prozess von ERP-Projekten:
Die Implementierungsphase
Nach der Auswahl des ERP-Anbieters gilt es, das ERP-System zu implementieren. Auf Seiten des ERP-Anbieters übernimmt in den meisten Fällen ein Projektleiter die Implementierung. Dabei wird ein Leistungsbeschrieb erstellt, der die technischen Anforderungen enthält. Darauf folgen die Konzeption und Tests. Als grösste Stolpersteine gelten in dieser Phase unklar formulierte oder vergessene Anforderungen, wodurch die Wichtigkeit der Evaluationsphase nochmals unterstrichen wird. Mit einem guten Konzept kann jedoch dagegengehalten werden.
In der Implementierungsphase ist es besonders wichtig, dass die Termine und Kosten eingehalten werden, die durch ein Projektcontrolling gewährleistet werden. Der Projektleiter übernimmt dabei eine tragende Rolle und muss dementsprechend ausgewählt werden. Auch intern müssen genügend Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stehen. Das Projektteam sollte Personen beinhalten, die ein bereichsübergreifendes Verständnis mitbringen. Um die Angst vor Neuem zu überwinden, empfiehlt es sich, durch Change Management wie z.B. Workshops eine positive Erwartungshaltung unter den Mitarbeitenden zu kultivieren.
Im Zusammenhang mit der Datenmigration soll bereits vorgängig überlegt werden, welche Daten migriert werden sollen und ob dies Sinn macht.
Schliesslich folgt die Abnahme und Einführung, die durch eine Schulung der Mitarbeitenden begleitet wird. Es kann eine schrittweise Einführung gewählt werden oder eine Einführung in der ganzen Firma an einem bestimmten Stichtag.

Prozess von ERP-Projekten:
Die Weiterentwicklungsphase
Die Investitionen in ein ERP-System sind meist hoch und daher sollte darauf geachtet werden, dass die ERP-Lösung auch in Zukunft noch weiterentwickelt wird und damit zukunftsfähig bleibt. Dazu soll überlegt werden, wie sich Ihr Geschäftsmodell in der Zukunft weiterentwickeln kann und ob der ERP-Anbieter diese Anforderungen zu Ihrer Zufriedenheit erfüllen kann.
Auch gilt es zu entscheiden, wie der Betrieb gestaltet werden soll: Wie soll der Support des ERP-Anbieters geregelt werden? Und wie möchten Sie es mit der Wartung resp. Updates handhaben?