Optimierung der Einkaufsprozesse am Beispiel einer Einrichtung des öffentlichen Rechts
Type
consulting project
Start Date
March 1, 2015
End Date
September 1, 2015
Status
completed
Keywords
Öffentliches Beschaffungswesen
Compliance-konformes Beschaffungswesen
Description
Motivation:
Ausgangslage des Projektes bildet das Streben des Auftraggebers nach einer monetären sowie prozessualen Verbesserung des Einkaufs, welcher ein jährliches Gesamtvolumen von fast 10 Mio. CHF umfasst. Dabei existieren aktuell keine übergeordneten Strukturen, die den Einkauf der verschiedenen Warengruppen regelt und umfassend koordiniert. Es fehlt zudem ein durchgängiger Gesamtansatz für das Beschaffungsmanagement, welcher sowohl die Zentralstellen in der Verwaltung, als auch dezentral die angrenzenden Bereiche, Forschungs- und Weiterbildungszentren umfasst (dezentrale Einheiten). Zudem soll die systematische und kontinuierliche Überprüfung bezüglich der Einhaltung eidgenössischer resp. kantonaler Vorschriften des öffentlichen Beschaffungsrechts überprüft und sichergestellt werden. Insgesamt gilt es, das aus den fehlenden Einkaufsstrukturen resultierende Risiko aufzuzeigen und mittels geeigneter Massnahmen unbedingt zu vermeiden.
Ganz konkret besteht der im Rahmen des Projekts entwickelte Lösungsansatz aus den folgenden Elementen:
(1) Entwicklung einer Compliance-konformen Auslegeordnung sowie einer Gesamtstrategie für den Einkauf
(2) Durchführung einer Warengruppenanalyse und Erstellen von Warengruppenstrategien
(3) Pilotausschreibungen und -verhandlungen für identifizierte Waregruppen
(4) Definition und Dokumentation geeigneter Beschaffungsprozesse sowie Erarbeitung eines Vorschlags für die organisatorische Verankerung der Einkaufstätigkeiten
(5) Konzipierung eines ausführlichen Einkaufs-Handbuchs sowie Durchführung von Schulungen und Coachings
Ausgangslage des Projektes bildet das Streben des Auftraggebers nach einer monetären sowie prozessualen Verbesserung des Einkaufs, welcher ein jährliches Gesamtvolumen von fast 10 Mio. CHF umfasst. Dabei existieren aktuell keine übergeordneten Strukturen, die den Einkauf der verschiedenen Warengruppen regelt und umfassend koordiniert. Es fehlt zudem ein durchgängiger Gesamtansatz für das Beschaffungsmanagement, welcher sowohl die Zentralstellen in der Verwaltung, als auch dezentral die angrenzenden Bereiche, Forschungs- und Weiterbildungszentren umfasst (dezentrale Einheiten). Zudem soll die systematische und kontinuierliche Überprüfung bezüglich der Einhaltung eidgenössischer resp. kantonaler Vorschriften des öffentlichen Beschaffungsrechts überprüft und sichergestellt werden. Insgesamt gilt es, das aus den fehlenden Einkaufsstrukturen resultierende Risiko aufzuzeigen und mittels geeigneter Massnahmen unbedingt zu vermeiden.
Ganz konkret besteht der im Rahmen des Projekts entwickelte Lösungsansatz aus den folgenden Elementen:
(1) Entwicklung einer Compliance-konformen Auslegeordnung sowie einer Gesamtstrategie für den Einkauf
(2) Durchführung einer Warengruppenanalyse und Erstellen von Warengruppenstrategien
(3) Pilotausschreibungen und -verhandlungen für identifizierte Waregruppen
(4) Definition und Dokumentation geeigneter Beschaffungsprozesse sowie Erarbeitung eines Vorschlags für die organisatorische Verankerung der Einkaufstätigkeiten
(5) Konzipierung eines ausführlichen Einkaufs-Handbuchs sowie Durchführung von Schulungen und Coachings
Leader contributor(s)
Hofmann, Erik
Member contributor(s)
Partner(s)
Procurement Partner AG
Funder
Topic(s)
Compliance-konforme Auslegeordnung für das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz
Method(s)
Qualitative und quantitative Analysen
Strategiemanagement für das Beschaffungswesen
Strategiemanagement für das Beschaffungswesen
Range
School
Range (De)
School
Eprints ID
241353