Transaktionen mit nahestehenden Personen im Unternehmensalltag - Eine praxisorientierte Perspektive und Empfehlungen

Als Einstiegsbeispiel möge folgendes Szenario dienen: Die Publikumsgesellschaft A prüft im Rahmen einer strategischen Neuausrichtung die Veräusserung eines Unternehmensteils. Für den Verkaufsprozess soll eine Investmentbank mandatiert werden. Das Verwaltungsratsmitglied M ist Vorsitzender des Verwaltungsratsausschusses der Gesellschaft A, welcher vom Verwaltungsrat mit der Suche und der Mandatierung einer geeigneten Investmentbank beauftragt wurde. Der Ausschuss vergibt das Mandat an die Investmentbank B, welche zwar im Rahmen der Ausschreibung, wie auch zwei andere Bankinstitute, für die geplante Transaktion geeignet erschien, zugleich aber die höchste Vergütung verlangte. Die Lebenspartnerin von M ist Managing Director und Gesellschafterin der beauftragten Ländergesellschaft der Bank B.
Dieses Szenario legt unter anderem die folgenden Fragen nahe: Befand sich M während des Auswahlverfahrens in einem Interessenkonflikt, bzw. handelt es sich bei M um eine «nahestehende Person» im rechtlichen Sinne? In welchen (persönlichen oder sachlichen) Konstellationen wäre die Vergabe unproblematisch(er) gewesen? Spielt es z.B. eine Rolle, ob M Vorsitzender oder einfaches Mitglied des Ausschusses war? Wie hätte M sich verhalten müssen, wie der Ausschuss, und wie der Verwaltungsrat? Muss die Gesellschaft A die Transaktion ausweisen, und, wenn ja, wann und mit welchem Detaillierungsgrad? Welche Rechtsbehelfe stehen den Aktionären der Gesellschaft A zu? Wie könnte eine praxisgerechte, allgemeine Regelung für solche und ähnliche Fälle innerhalb der Gesellschaft A aussehen?
Einleitend ist darauf hinzuweisen, dass Transaktionen, Geschäftsbeziehungen und Geschäftsvorfälle (nachfolgend «Transaktionen») mit nahestehenden Personen nicht nur rechtliche Schwierigkeiten mit sich bringen können, sondern auch Reputationsrisiken. Deshalb ist ein angemessener Umgang mit solchen Fällen zentral, sei es in der effektiven Ausgestaltung eines intern verbindlichen Prozesses, sei es in der Handhabung im Einzelfall, sei es in der Kommunikation und Rechenschaftsablage darüber.