Optimierung Beschaffungswesen Facility Management

In der öffentlichen Verwaltung gestalten sich Beschaffungsprozesse häufig ungleich komplexer als in der Privatwirtschaft. Dies hat vor allem damit zu tun, dass sich Beschaffungsbeauftragte mit einem engen regulatorischen Korsett konfrontiert sehen, welches den Handlungsspielraum entscheidend einschränkt. Zudem ist viel spezifisches Know-How vonnöten, um weitsichtig und gesetzeskonform Leistungen auszuschreiben.

Das Institut für Supply Chain Management (ISCM-HSG) führt ein umfassendes Projekt zur Optimierung der Beschaffung von Facility Services für einen Partner der öffentlichen Hand durch. Dabei stehen die Professionalisierung und Zentralisierung im Vordergrund, wobei der gesamte Beschaffungsprozess abgedeckt wird. Ausgangspunkt ist eine Bestandsaufnahme der beschafften Warengruppen, des Einkaufsvolumens, der bestehenden Rahmenverträge sowie der Lieferantenstruktur. Auf dieser Basis durchlaufen alle Warengruppen einen vielschichtigen Evaluationsprozess, um das Einsparpotential durch neue Ausschreibungen abschätzen zu können.

Neben der Begleitung des tatsächlichen Ausschreibungsprozesses wird zudem die bestehende Beschaffungsstrategie auf den Prüfstand gestellt. Durch die Entwicklung strategischer Stossrichtungen kann eine Roadmap zur «Beschaffungsexzellenz» mit konkreten Massnahmenpaketen aufgezeigt werden. Die strategische Adjustierung wird begleitet von einer Überarbeitung der bisherigen Organisationsstruktur, sodass eine langfristige Umsetzung der Strategie möglich wird.

Den Abschluss des Projektes stellt die Erarbeitung verschiedener Tools zur nachhaltigen Steuerung des Beschaffungsprozesses dar. Zielsetzung ist die Verstetigung von Einsparungen durch die regelmässige Wiederholung des entwickelten Vorgehens. Aufgrund der sehr ausgeprägten Heterogenität der Warengruppen im Facility Management handelt es sich um ein gleichermassen abwechslungsreiches und herausforderndes Projekt, welches im Hinblick auf den Projektumfang einen grossen Impact zu leisten verspricht.